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第七章 会计账簿

 

 

第七章 会计账簿

【本章考情分析】     返回首页

第一节  了解会计账簿的概念与分类

第二节  熟悉会计账簿的登记要求

第三节  熟悉日记账、总分类账及有关明细分类账的格式和登记方法

        掌握总分类账与明细分类账平行登记的要点

第四节  掌握对账与结账的方法

第五节  掌握错账查找与更正的方法

第六节  了解会计账簿的更换与保管


章节内容

第一节 会计账簿概述


  一、会计账簿的概念与作用
  二、会计账簿的基本内容 
  三、会计账簿与账户的关系
  四、会计账簿的种类

  一、会计账簿的概念与作用
  (一)会计账簿的概念
  会计账簿是指由一定格式的账页组成的,以经过审核的会计凭证为依据,全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。
  设置和登记会计账簿,是重要的会计核算基础工作,是编制会计报表的基础,是连接会计凭证会计(财务)报表的中间环节。

  (二)会计账簿的作用
  1.记载储存会计信息
  2.分类汇总会计信息
  3.检查校正会计信息.
  4.编报输出会计信息
  

  二、会计账簿的基本内容 
  1.封面
  2.扉页 
  账簿的扉页主要列明科目索引、账簿启用和经管人员一览表
  3.账页 

  三、会计账簿与账户的关系 
  账簿与账户的关系是形式和内容的关系。
  账簿只是一个外在形式,账户才是它的实质内容

 

  四、会计账簿的种类
  (一)会计账簿按用途分类
  1.序时账簿 
  又称日记账,是按照经济业务发生时间的先后顺序逐日、逐笔登记的账簿。序时账簿按其记录的内容,可分为普通日记账和特种日记账。
  
  

  2.分类账簿
  分类账簿是按照会计要素的具体类别而设置的分类账户进行登记的账簿。
  账簿按其反映经济业务的详略程度,可分为总分类账簿明细分类账簿
  总分类账簿,又称总账,是根据总分类账户开设的,能够全面地反映企业的经济活动;
  明细分类账簿,又称明细账,是根据明细分类账户开设的,用来提供明细的核算资料。
  总账对所属的明细账起统驭作用,明细账对总账进行补充和说明

  3.备查账簿
  备查账簿,又称辅助登记簿或补充登记簿,是指对某些在序时账簿和分类账簿中未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。
  备查账簿只是对其他账簿记录的一种补充,与其他账簿之间不存在严密的依存和勾稽关系
  备查账簿根据企业的实际需要设置,没有固定的格式要求
  不同之处:
  (1)不是根据会计凭证登记;依据表外科目来登记;
  (2)账簿的格式和登记方法不同,备查账簿的主要栏目不记录金额,它更注重用文字来表述某项经济业务的发生情况。

  (二)会计账簿按账页格式分类
  1.两栏式账簿
  两栏式账簿是指只有借方和贷方两个金额栏目的账簿。
  2.三栏式账簿
  三栏式账簿是指设有借方、贷方和余额三个金额栏目的账簿。

  3.多栏式账簿
  多栏式账簿是指在账簿的两个金额栏目(借方和贷方)按需要分设若干专栏的账簿。

  4.数量金额式账簿
  数量金额式账簿是指在账簿的借方、贷方和余额三个栏目内,每个栏目再分设数量、单价和金额三小栏,借以反映财产物资的实物数量和价值量的账簿。

  5.横线登记式账簿
  横线登记式账簿,又称平行式账簿,是指将前后密切相关的经济业务登记在同一行上,以便检查每笔业务的发生和完成情况的账簿。

  (三)会计账簿按外形特征分类
  

  1.订本账 
  订本式账簿,简称订本账,是在启用前将编有顺序页码的一定数量账页装订成册的账簿。 
  优点:能避免账页散失和防止抽换账页; 
  缺点:不便于记账人员分工记账。
  账簿一般适用于总分类账、现金日记账、银行存款日记账

  2.活页账 
  活页式账簿,简称活页账,是将一定数量的账页置于活页夹内,可根据记账内容的变化而随时增加或减少部分账页的账簿。 
  优点:记账时可根据实际需要,随时将空白账页装入账簿,或抽去不需用的账页,便于同时分工记账; 
  缺点:账页容易散失或故意抽换账页。
  各种明细分类账一般采用活页账形式

  3.卡片账 
  卡片式账簿,简称卡片账,是将一定数量的卡片式账页存放于专设的卡片箱中,可以根据需要随时增添账页的账簿。在我国,企业一般只对固定资产明细账的核算采用卡片账形式。

  

第二节 会计账簿的启用与登记要求


  一、会计账簿的启用
  启用会计账簿时,应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称,并在账簿扉页上附启用表。
  启用订本式账簿应当从第一页到最后一页顺序编定页数,不得跳页、缺号。
  使用活页式账簿应当按账户顺序编号,并须定期装订成册,装订后再按实际使用的账页顺序编定页码,另加目录以便于记明每个账户的名称和页次。

  二、会计账簿的登记要求
  1.准确完整 
  登记会计账簿时,应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内,做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。  
  2.注明记账符号 
  账簿登记完毕后,要在记账凭证上签名或者盖章,并在记账凭证的“过账”栏内注明账簿页数或画对勾,表示记账完毕,避免重记、漏记。

  3.书写留空 
  账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格,不要写满格,一般应占格距的二分之一。(不是三分之一)
  4.正常记账使用蓝黑墨水
  为了保持账簿记录的持久性,防止涂改,登记账簿必须使用蓝黑墨水或者碳素墨水并用钢笔书写,不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写

  5.特殊记账使用红墨水
  (1)按照红字冲账的记账凭证,冲销错误记录; 
  (2)在不设借贷等栏的多栏式账页中,登记减少数; 
  (3)在三栏式账户的余额栏前,如未印明余额方向的,在余额栏内登记负数余额; 
  (4)根据国家统一的会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。 
  会计记录中的红字表示负数

  6.顺序连续登记 
  记账时,必须按账户页次逐页逐行登记,不得隔页、跳行。如果发生隔页、跳行现象,应当在空页、空行处用红色墨水画对角线注销,或者注明“此页空白”、“此行空白”字样,并由记账人员签名或者盖章。(会计法与会计基础工作规范不同)

  7.结出余额 
  凡需要结出余额的账户,结出余额后,应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样,以示余额的方向;没有余额的账户,应在“借或贷”栏内写“平”字,并在“余额”栏用“0”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日出余额。
  

  8.过次承前 
  每一账页登记完毕时,应当结出本页发生额合计及余额,在该账页最末一行“摘要”栏注明“转次页”或“过次页”,并将这一金额记入下一页第一行有关金额栏内,在该行“摘要”栏内注明“承前页”,以保持账簿记录的连续性,便于对账和结账。
  对需要结计本月发生额的账户,结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数。

  9. 不得涂改、刮擦、挖补。
    

第三节 会计账簿的格式和登记方法


  一、日记账的格式和登记方法
  (一)现金日记账的格式和登记方法
  1.三栏式
  
  由出纳人员根据库存现金收款凭证、库存现金付款凭证以及银行存款的付款凭证,按照库存现金收、付款业务和银行存款付款业务发生时间的先后顺序逐日逐笔登记。

  2.多栏式
  多栏式库存现金日记账是在三栏式库存现金日记账基础上发展起来的。这种日记账的借方(收入)和贷方(支出)金额栏都按对方科目设专栏,也就是按收入的来源和支出的用途设专栏。
  不管三栏式还是多栏式日记账,必须采用订本账。

库存现金日记账(多栏式)

凭 
证 

摘要

收入

支出

结余

应贷科目

合计

应借科目

合计

银行存 款

主营业务收入

其他应收 款

管理费 用

...

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  这种格式在月末结账时,可以结出各收入来源专栏和支出用途专栏的合计数,便于对现金收支的合理性、合法性进行审核分析,便于检查财务收支计划的执行情况,其全月发生额还可以作为登记总账的依据。

  (二)银行存款日记账的格式和登记方法
  1.格式(三栏式、多栏式)
  银行存款日记账的格式与现金日记账相同,可以采用三栏式,也可以采用多栏式;
  但不管三栏式还是多栏式,都应在适当位置增加一栏“结算凭证”,以便记账时标明每笔业务的结算凭证及编号,便于与银行核对账目

银行存款日记账(三栏式)

凭证号

结算凭证

摘要

对方科目

收入

支出

结余

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  为了保证现金日记账和银行存款日记账的安全和完整,无论采用三栏式还是多栏式现金日记账和银行存款日记账,都必须使用订本账

  2.设置、登记方法
  (1)银行存款日记账应按企业在银行开立的账户和币种分别设置,每个银行账户设置一本日记账。
  (2)由出纳员根据与银行存款收付业务有关的记账凭证,按时间先后顺序逐日逐笔进行登记。
  根据银行存款收款凭证和有关的现金付款凭证(库存现金存入银行的业务)登记银行存款收入栏,根据银行存款付款凭证登记其支出栏,每日结出存款余额

 

  二、总分类账的格式和登记方法
  1.总分类账的设置
  每一企业都必须设置总分类账。总分类账必须采用订本式账簿。
  2.格式
  总分类账最常用的格式为三栏式,设置借方、贷方和余额三个基本金额栏目。

  3.登记方法
  总分类账的登记方法因登记的依据不同而有所不同。
  经济业务少的小型单位的总分类账可以根据记账凭证逐笔登记;
  经济业务多的大中型单位的总分类账可以根据记账凭证汇总表(又称科目汇总表)或汇总记账凭证等定期登记。
  

总分类账(一般三栏式)

凭 
证 

摘要

借方 

贷方 

借或贷

余额

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

  三、明细分类账的格式和登记方法
  明细分类账是根据有关明细分类账户设置并登记的账簿。它能提供交易或事项比较详细、具体的核算资料,以补充总账所提供核算资料的不足。因此,各企业单位在设置总账的同时,还应设置必要的明细账。
  明细分类账一般采用活页式账簿、卡片式账簿。明细分类账一般根据记账凭证和相应的原始凭证来登记。

  1.格式(三栏式、多栏式、数量金额式、横线登记式(或称平行式)
  (1)三栏式明细分类账
  三栏式账页是设有借方、贷方和余额三个栏目,用以分类核算各项经济业务,提供详细核算资料的账簿,其格式与三栏式总账格式相同。
  适用:只进行金额核算,不需要进行数量核算的债权债务科目。如应收账款、应付账款科目。
  

  (2)多栏式明细分类账
  多栏式账页是将属于同一个总账科目的各个明细科目合并在一张账页上进行登记,即在这种格式账页的借方或贷方金额栏内按照明细项目设若干专栏。
  适用:收入、成本、费用科目的明细核算,如生产成本、管理费用、营业外收入、利润分配等。

  (3)数量金额式明细分类账
  数量金额式明细分类账其借方(收入)、贷方(发出)和余额(结存)都分别设有数量、单价和金额三个专栏。
  适用:既要进行金额核算又要进行数量核算的账户,如原材料、库存商品、周转材料等存货明细账户。

  (4)横线登记式明细分类账
  横线登记式账页是采用横线登记,即将每一相关的业务登记在一行,从而可依据每一行各个栏目的登记是否齐全来判断该项业务的进展情况。
  这种格式适用于登记材料采购、在途物资、应收票据和一次性备用金业务

  2.登记方法
  (1)固定资产、债权、债务等明细账应逐日逐笔登记;
  (2)材料、库存商品收发明细账以及收入、费用明细账可以逐笔登记,也可定期汇总登记。

  总结:

三栏式

只进行金额核算的账户,如应收账款、应付账款等往来结算账户,以及实收资本、盈余公积等账户

多栏式

收入、成本、费用类科目的明细核算

数量金额式

既要进行金额核算又要进行数量核算的账户,如原材料、库存商品、周转材料等存货明细账户

横线登记式

材料采购、在途物资、应收票据和一次性备用金业务

 

  四、总分类账户和明细分类账户的平行登记
  (一)总分类账户与明细分类账户的关系
  总分类账户是所属明细分类账户的统驭账户,对所属明细分类账户起着控制作用;明细分类账户则是总分类账户的从属账户,对其所隶属的总分类账户起着辅助作用
  总分类账户及其所属明细分类账户的核算对象是相同的,它们所提供的核算资料互相补充,只有把二者结合起来,才能既总括又详细地反映同一核算内容。

  (二)平行登记的要点
  平行登记是指对所发生的每项经济业务都要以会计凭证为依据,一方面记入有关总分类账户,另一方面记入所属明细分类账户的方法。(依据相同)

  (1)方向相同
  将经济业务记入总分类账户和明细分类账户时,记账方向必须相同。即总分类账户记入借方,明细分类账户也记入借方;总分类账户记入贷方,明细分类账户也记入贷方。
  (2)期间一致(不是时间相同)
  对每项经济业务在记入总分类账户和明细分类账户过程中,可以有先有后,但必须在同一会计期间全部登记入账。
  (3)金额相等
  对于发生的每一项经济业务,记入总分类账户的金额必须等于所属明细分类账户的金额之和。

总账与其所属明细账之间在数量上存在如下关系:
  总分类账户本期发生额与其所属明细分类账户本期发生额合计相等
  总分类账户期初余额与其所属明细分类账户期初余额合计相等
  总分类账户期末余额与其所属明细分类账户期末余额合计相等
  如果总分类账户与明细分类账户的记录不相一致,说明账户平行登记中出现错误,应查明原因,进行更正

 

第四节 对账与结账
  一、对账
  对账就是核对账目,是对账簿记录所进行的核对工作。
  对账一般可以分为账证核对、账账核对和账实核对
  (一)账证核对
  账簿是根据经过审核之后的会计凭证登记的,但实际工作中仍有可能发生账证不符的情况,记账后,应将账簿记录与会计凭证核对,核对账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额等是否一致,记账方向是否相符,做到账证相符。

  (二)账账核对
  账账核对是指核对不同会计账簿之间的账簿记录是否相符。
  

  1.总分类账簿之间的核对
  全部账户本期借方发生额合计=全部账户本期贷方发生额合计
  全部账户的借方期初余额合计=全部账户的贷方期初余额合计
  全部账户的借方期末余额合计=全部账户的贷方期末余额合计

  2.总分类账簿与所属明细分类账簿核对
  总分类账各账户的期末余额应与其所属的各明细分类账的期末余额之和核对相符。
  (1)总分类账户的期初余额=所属的明细分类账户的期初余额之和
  (2)总分类账户的本期借方发生额=所属的明细分类账户的本期借方发生额之和
  (3)总分类账户的本期贷方发生额=所属的明细分类账户的本期贷方发生额之和
  (4)总分类账户的期末余额=所属的明细分类账户的期末余额之和

  3.总分类账簿与序时账簿核对
  检查现金总账和银行存款总账的期末余额,与现金日记账和银行存款日记账的期末余额是否相符。
  4.明细分类账簿之间的核对
  会计部门有关实物资产的明细账与财产物资保管部门或使用部门的明细账定期核对,以检查其余额是否相符。

  (三)账实核对
  账实核对是指各项财产物资、债权债务等账面余额与实有数额之间的核对。
  (1)库存现金日记账账面余额与库存现金实际库存数逐日核对是否相符;
  (2)银行存款日记账账面余额与银行对账单的余额定期核对是否相符;
  (3)各项财产物资明细账账面余额与财产物资的实有数额定期核对是否相符;
  (4)有关债权债务明细账账面余额与对方单位的账面记录核对是否相符等。

 

  二、结账
  (一)结账的概念
  结账是一项将账簿记录定期结算清楚的账务工作。
  在一定时期结束时(如月末、季末或年末),为了编制财务报表,需要进行结账,具体包括月结、季结和年结
  结账的内容通常包括两个方面:一是结清各种损益类账户,并据以计算确定本期利润;二是结出各资产、负债和所有者权益账户的本期发生额合计和期末余额。
  (二)结账的程序
  1.结账前,将本期发生的经济业务全部登记入账,并保证其正确性。对于发现的错误,应采用适当的方法进行更正。
  2.在本期经济业务全面入账的基础上,根据权责发生制的要求,调整有关账项,合理确定应计入本期的收入和费用。
  3.将各损益类账户余额全部转入“本年利润”账户,结平所有损益类账户。
  4.结出资产、负债和所有者权益账户的本期发生额和余额,并转入下期。

  (三)结账的方法
  

  1.总账
  总账账户平时只需结出月末余额
  年终结账时,为了总括地反映全年各项资金运动情况的全貌,核对账目,要将所有总账账户结出全年发生额和年末余额,在摘要栏内注明“本年合计”字样,并在合计数下通栏划双红线

  2.对不需按月结计本期发生额的账户,每次记账以后,都要随时结出余额,每月最后一笔余额是月末余额,即月末余额就是本月最后一笔经济业务记录的同一行内余额。
  月末结账时,只需要在最后一笔经济业务记录之下通栏划单红线,不需要再次结计余额。

  3.库存现金、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账,每月结账时,要在最后一笔经济业务记录下面通栏划单红线,结出本月发生额和余额,在摘要栏内注明“本月合计”字样,并在下面通栏划单红线。

  4.对于需要结计本年累计发生额的明细账户,每月结账时,应在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额,登记在月份发生额下面,在摘要栏内注明“本年累计”字样,并在下面通栏划单红线。
  12月末的“本年累计”就是全年累计发生额,全年累计发生额下通栏划双红线

  5.结转下年:
  年度终了结账时,有余额的账户,应将其余额结转下年,并在摘要栏注明“结转下年”字样;
  在下一会计年度新建有关账户的第一行余额栏内填写上年结转的余额,并在摘要栏注明“上年结转”字样,使年末有余额账户的余额如实地在账户中加以反映,以免混淆有余额的账户和无余额的账户。
    

第五节 错账查找与更正方法


  一、错账查找方法
  二、错账更正法
  对于账簿记录错误,不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹,不准重新抄写。
  本节所讲方法只限本年错账的更正。

  
  一、错账查找方法
  (一)全面检查
  1.顺查法 凭证、账、报表
  2.逆查法 报表、账、凭证

  (二)局部抽查
  1.差数法
  差数法是指按照错账的差数查找错账的方法。
  

  2.尾数法
  尾数法是指对于发生的差错只查找末位数,以提高查错效率的方法。这种方法适合于借贷方金额其他位数都一致,而只有末位数出现差错的情况。
  

  3.除2法
  除2法是指以差数除以2来查找错账的方法。当某个借方金额错记入贷方(或相反)时,出现错账的差数表现为错误的2倍,将此差数用2去除,得出的商即是反向的金额。
  

  4.除9法
  除9法是指以差数除以9来查找错账的方法,适用于以下三种情况:(1)将数字写小;(2)将数字写大;(3)邻数颠倒。
  

  
  二、错账更正方法
  (一)划线更正法
  在结账前发现账簿记录有文字或数字错误,而记账凭证没有错误,采用划线更正法。
  更正时,应在错误的文字或数字上面划一条红线注销,但必须使原有的笔迹仍可辨认清楚。然后在上方空白处用蓝字填写正确的文字和数字,并在更正处盖记账人员、会计机构负责人(会计主管人员)名章,以明确责任。
  对于错误数字必须全部用红线注销,不能只划销整个数中的个别位数。对于文字错误,可只划去错误的部分。

  (二)红字更正法(凭证有误)
  红字更正法,适用于以下两种情形:
  1.记账后发现记账凭证中的应借、应贷会计科目有错误所引起的记账错误。
  2.记账后发现记账凭证和账簿记录中应借、应贷会计科目无误,只是所记金额大于应记金额所引起的记账错误。
  1.记账凭证中会计科目发生错误
  如:科目名称写错借贷方向写错
  更正时,应先用红字填写一张与错误的记账凭证内容相同的红字记账凭证,然后据此用红字记入账内,并在摘要栏注明“冲销X月X日X号凭证错账”以示注销。
  同时,用蓝字再编写一张正确的记账凭证,据此用蓝字记入账内,并在摘要栏注明“订正X月X日X号凭证账”。

  2.科目无误,金额多记
  记账凭证中的会计科目正确无误,只是错记的金额多于正确的金额,即发生数额多记了。 
  更正时,按多记金额用红字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证,然后据此用红字记入账内,在摘要栏注明“冲销X月X日X号凭证多记金额”。

  (三)补充登记法(凭证有误)
  记账后发现记账凭证和账簿记录中应借、应贷会计科目无误,只是所记金额 小于应记金额时,采用补充登记法。
  进行更正时,将少记金额用蓝字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证,然后用蓝字记入账内,并在摘要栏注明:“补记X月X日X号凭证少记金额”。

  

第六节 会计账簿的更换与保管


  一、会计账簿的更换
  二、会计账簿的保管

  
  一、会计账簿的更换
  会计账簿的更换通常在新会计年度建账时进行。

种类

适用范围

每年更换一次

总账
日记账
多数明细账

跨年度使用,不必每年更换

变动较小的明细账
备查账簿可以连续使用


  二、会计账簿的保管  
  年度终了,各种账户在结转下年、建立新账后,一般应将旧账集中统一管理。会计账簿暂由本单位财务会计部门保管一年,期满后,由本单位财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。
  各种账簿应当按年度分类归档,编造目录,妥善保管。既保证在需要时迅速查阅,又保证各种账簿的安全和完整。保管期满后,还要按照规定的审批程序经批准后才能销毁

 

其他应收款结账

总分类账结账图示

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